Stellenausschreibung: Institutskoordinator*in

Das Institut für Germanistik der Universität Wien ist das größte Forschungs- und Ausbildungszentrum für alle Fragen der deutschen Sprache und deutschsprachigen Literaturen. Die fünf Kernbereiche des Instituts lauten Neuere deutsche Literatur, Ältere deutsche Literatur, Germanistische Sprachwissenschaft, Deutsch als Fremd- und Zweitsprache und Fachdidaktik Deutsch. Dazu kommen ergänzend und fachübergreifend die Bereiche Gender Studies, Kulturwissenschaft, Literaturtheorie sowie Kinder- und Jugendliteraturforschung. Es werden rund 5000 Studierende betreut.

Aufgabengebiet

• Sie stellen die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen des allgemeinen Personals sicher.
• Sie übernehmen die fachliche Anleitung und die Diensteinteilung des allgemeinen Personals, inkl. regelmäßiger Dienstbesprechungen.
• Sie führen Personalentwicklungsmaßnahmen durch und planen und organisieren notwendige Weiterbildungsmaßnahmen
• Sie sind für das gesamte Berichtswesen des Instituts (Wissensbilanz, Institutsbericht etc.) verantwortlich und bereiten Zielvereinbarungsgespräche auf Fakultätsebene und auf Ebene der Universitätsleitung vor.
• Sie planen, budgetieren und setzen abteilungsrelevante Investitionsvorhaben für das Institut um und stellen den wirtschaftlichen und nachhaltigen Einsatz von Ressourcen sicher.
• Sie wirken bei der strategischen Planung und Ausrichtung des Instituts (Budget, Ressourcen, Vernetzung) mit und organisieren die Erhebung der für die Entscheidungen der Institutsleitung erforderlichen Informationen.
• Sie haben die Organisation und Sicherstellung der Kommunikationsstruktur für die interne und externe Kommunikation über.
• Sie koordinieren und organisieren die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts.
• Sie sind Ansprechperson für wissenschaftliche Projektleitungen auf Institutsebene.

Anforderungen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Abschluss eines BA-Studiums
• Sehr gute EDV Anwender*innenkenntnisse: v.a. MS Office, Typo 3, SAP
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Hohe Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrungen in der universitären Verwaltung.
• Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Link zur Ausschreibung
https://jobs.univie.ac.at/job/Institutskoordinatorin/1375982133/